کوری جانسون (Cory Johnson) یکی از بزرگ‌ترین تولیدکنندگان محتوای کانادایی، درباره استاندارد چیدمان میز اداری این‌گونه می‌گوید: «یک چیدمان صحیح به من در دسترسی آسان به همه وسایل و افزایش بهره‌وری کمک می‌کند.» چه در خانه کار کنید و چه در اداره، فرقی نمی‌کند؛ چیدمان روی میز اداری اهمیت بالایی دارد.
اگر می‌خواهید مانند کوری جانسون، پیشرفت کنید، باید با اصول چیدمان میز کار اداری آشنا شوید و آن‌ها را به کار بگیرید. در این مقاله 8 مورد از مهم‌ترین و ضروری‌ترین روش‌ها و نکته‌هایی که باید هنگام چیدن میز کارتان در خانه یا محل کار به آن توجه کنید را برایتان آورده‌‌ایم.
۱. وجود مقداری فضای خالی؛ مهم‌ترین اصل چیدمان میز اداری
همیشه مقداری فضای خالی روی میز کارتان در نظر بگیرید؛ این اولین و مهم‌ترین نحوه چیدمان میز کار اداری است! شاید تعجب کنید ولی برخی افراد تا جایی میزشان را پر از وسایل می‌کنند که حتی جای یک دفترچه یادداشت یا لوازم تحریر اداری هم باقی نمی‌ماند! حفظ مقداری فضای خالی روی میز اداری، نه‌تنها محیط کارتان را منظم نگه می‌دارد، بلکه به شما اجازه تمرکز راحت‌تر را می‌دهد.
۲. استفاده از جعبه‌های نظم‌دهنده برای بهبود چیدمان روی میز اداری
دومین اصلی که باید برای چیدمان استاندارد میز اداری در نظر بگیرید، استفاده از جعبه‌های نظم‌دهنده و سازمان‌دهنده‌ها برای قرار دادن وسایل و اسناد مهم هستند. این جعبه‌ها به شما کمک می‌کنند تا به‌جای گذاشتن همه وسایل روی میز، آن‌ها را به‌صورت منظم دسته‌بندی و زمان کمتری صرف جستجو برای یافتن آن‌ها کنید.
اگر از وسیله‌ای مانند پانچ کاغذ هر روز استفاده نمی‌کنید، آن را در جعبه نظم‌دهنده بگذارید و در عوض روی میزتان فقط وسایل ضروری را قرار دهید. استفاده از جعبه‌های نظم‌دهنده علاوه‌بر مرتب کردن فضا، دسترسی به وسایل را نیز آسان‌تر می‌کنند و بهره‌وری و سرعت شما را حین کار افزایش می‌دهند.
۳. مرتب کردن میز اداری براساس اهمیت وسایل کارتان
یکی دیگر از مهم‌ترین اصول چیدمان میز اداری، مرتب کردن وسایل براساس اهمیت آن‌هاست. این کار باعث افزایش بهره‌وری و کاهش زمان تلف‌شده می‌شود؛ با قرار دادن وسایلی پراستفاده مانند ماوس، صفحه‌کلید، دفترچه یادداشت، خودکار و استامپ در مکان‌هایی با دسترسی آسان و جای‌گذاری وسایل کم‌استفاده‌تر در فضاهای دورتر، سرعت و کارایی روزانه‌تان را به‌صورت قابل‌توجهی افزایش می‌دهید. این کار به شما در حفظ تمرکزتان روی کارهای مهم‌تر و کاهش استرس کمک می‌کند.
۴. کابل‌ها را از روی میز کارتان جمع کنید!
بدترین کاری که می‌توانید در حق چیدمان میز کارتان انجام دهید، گذاشتن تعداد زیادی سیم و کابل روی میز است! سیم‌هایی مانند شارژر لپ‌تاپ و گوشی، سیم اتصال اینترنت و کابل‌های برق را تا جای ممکن با استفاده از بند کابل، گیره یا سینی‌های زیر میز، به هم وصل کنید و از روی میز بردارید.
جمع‌آوری کابل‌های رهاشده روی میز، نه‌تنها باعث زیبایی محل کارتان می‌شود، بلکه از به‌هم‌ریختگی و گره‌خوردگی آن‌ها نیز جلوگیری می‌کند؛ ازآنجایی‌که تمیز کردن سیم‌ها و کابل‌ها کمی سخت است، این کار به کاهش گردوغبار اطراف میزتان کمک می‌کند.
۵. ایجاد محلی برای ذخیره کارهای تمام‌شده؛ ضروری‌ترین استاندارد چیدمان میز اداری
مکانی اختصاصی برای گذاشتن کارهای تمام‌شده داشته باشید، آن‌ها را روی میزتان رها نکنید! ایجاد مکانی اختصاصی برای ذخیره کارهای تمام‌شده به شما در دسترسی آسان‌تر به آن‌ها کمک می‌کند و شلوغی میز کارتان را به‌طور چشمگیری کاهش می‌دهد. اگر به کاغذ یا سندی نیاز ندارید، آن را دور بیندازید.
۶. وجود یک تقویم، تکمیل‌کننده چیدمان میز کار اداری
یکی دیگر از مهم‌ترین و ضروری‌ترین اصول چیدمان میز اداری، استفاده از تقویم است؛ این وسیله را هرگز از روی میزتان برندارید! داشتن تقویم روی میز کار برای برنامه‌ریزی وظایف و مدیریت زمان حیاتی است. تقویم‌ها به شما در یادآوری‌های مهم مانند جلسه‌ها کمک می‌کنند و برای حفظ نظم در برنامه‌های کاری روزانه ضروری هستند.
امروزه انواع تقویم‌های کاغذی یا دیجیتالی در بازار موجود است و شما می‌توانید براساس نیازهایتان یکی از آن‌ها را تهیه کنید؛ اگر به وسایل دیجیتالی علاقه ندارید، تقویمی دیواری تهیه کنید و روی دیوار مقابل میز کارتان، آویزان کنید، این کار باعث کاهش شلوغی میز نیز می‌شود.
۷. همه وسایل و پوشه‌ها را نام‌گذاری کنید
هر چیزی روی میز کارتان است، نام‌گذاری کنید! با زدن برچسب‌های مختلف روی همه پوشه‌ها و اسناد کاری، نظم را به میز کارتان هدیه دهید! نام‌گذاری وسایل و پوشه‌ها، برای دسترسی آسان و جلوگیری از هدر رفتن زمان، ضروری است. با این کار همیشه همه اسناد و ابزارهای موردنیاز در دسترس‌تان هستند.
۸. استفاده از گلدان؛ مهم‌ترین المان چیدمان اداری مدرن
هر فرد به‌صورت متوسط 8 ساعت در طول روز را مقابل میز اداری‌اش می‌گذارند؛ بنابراین همه طراحان استفاده از گلدان را یکی از مهم‌ترین اصول چیدمان ست اداری روی میز می‌دانند. گیاهان نه‌تنها استرس را کاهش می‌دهند، بلکه به دلیل زیبایی بصری، باعث افزایش خلاقیت نیز می‌شوند. همچنین استفاده از گلدان، بهترین انتخاب برای چیدمان میز پذیرایی اداری نیز است.
نحوه چیدمان میز اداری؛ مهم‌ترین دلیل افزایش بهره‌وری شما در شغل‌تان!
ما در این مقاله، به بررسی 8 اصل کلیدی چیدمان میز اداری برای بهبود بهره‌وری و افزایش کارایی در محیط کار پرداختیم. حفظ فضای خالی روی میز و استفاده از جعبه‌های نظم‌دهنده، استرس شما را کاهش و وسایل و اسناد مهم را در دسترس‌تان قرار می‌دهد.
علاوه‌بر این، مرتب‌سازی وسایل براساس اهمیت و جمع‌آوری کابل‌های اضافی نیز، به حفظ نظم و زیبایی محیط کار شما کمک و در نهایت، قرار دادن چند گلدان روی میز، فضای کار را دلپذیرتر می‌کند. با به‌کارگیری همه این نکته‌های مهم، میزی اصولی بچینید و شاهد پیشرفت چشمگیرتان در محل کار باشید.